Dank zij een standaardfunctie van Microsoft Word kunnen wetenschappelijk onderzoekers te weten komen wie hun manuscripten heeft goed- of afgekeurd. Daarover schrijft The Chronicle of Higher Education, een nieuwsmedium voor het hoger onderwijs in Amerika.

Wetenschappelijke manuscripten worden beoordeeld door ‘peer reviewers’, academische deskundigen en dus bijna per definitie collega’s van de auteur. Uitgevers proberen ervoor te zorgen dat de recensenten niet weten wie de auteur is. En als de auteur zijn manuscript terugkrijgt met aanbevelingen voor herziening, hoort hij niet te weten van wie die aanbevelingen komen. Dat voorkomt oneigenlijke invloeden.

The Chronicle of Higher Education vertelt over Keyne A. Cheshire, een onderzoeker uit North Carolina, die de aanmerkingen op zijn concept kreeg in de vorm van een Word-file. Bij toeval bekeek hij de ‘Eigenschappen’ van dit document, en daarin bleek gewoon de naam vermeld te staan van de collega die zijn artikel had beoordeeld.

Bij installatie van Word krijgt de gebruiker altijd de kans informatie over zichzelf in te typen. De meeste mensen maken daar grif gebruik van, omdat Word dan in sommige omstandigheden automatisch de naam en het adres kan invullen. Maar wie gedachtenloos een document doorstuurt, stuurt dus meestal ook informatie over de eerste auteur mee. Het is moeilijk te geloven dat in de hele wereld van wetenschappelijk onderzoekers en dito uitgevers niemand dit eerder heeft ontdekt, maar The Chronicle of Higher Education heeft een aantal betrokkenen gevonden die flink geschrokken zijn. Verschillende geraadpleegde onderzoekers realiseren zich dat er heel wat oude word-bestanden moeten rondslingeren waarop nu achteraf kan worden nagekeken wie de muggenzifter is geweest die publicatie heeft bemoeilijkt. Overigens worden lang niet altijd Word-bestanden gebruikt. Soms gaat de correspondentie zelfs nog op papier; in andere gevallen bijvoorbeeld in de vorm van pdf-bestanden.

Het is niet voor het eerst dat het geheugen van Word in het nieuws komt. Drie jaar geleden werd in Engeland de regering-Blair in verlegenheid gebracht, toen een rapport dat de aanwezigheid van massavernietigingswapens in Irak moest aantonen geplagieerd bleek. Welke personen hiervoor (mede-)verantwoordelijk waren, bleek uit de gegevens die Word tijdens de bewerkingen opslaat, de ‘revision log’. Word doet dat zonder dat iemand dat kan verhinderen; de meeste mensen weten niet eens dat het gebeurt.

Het bewuste rapport staat nog altijd op de website van beveiligingsexpert Richard Smith. Een primitieve manier om de revision log zichtbaar te maken is het document te openen in Kladblok. Niet ver van het einde is dan een overzicht te vinden van persoonsnamen en bestandslocaties. De namen uit de Britse affaire worden hier onthuld. Beet heeft verschillende Nederlandse overheidsdocumenten bestudeerd, en als de individuele auteurs niet vermeld staan in de Eigenschappen, zijn hun namen wel af te leiden uit de revision log. (Pikant is verder dat het jaarverslag over 1999 van Microsoft zelf werd verspreid als Word-document, en dat uit de revision log daarvan bleek, dat dit bestand was geschreven op een Macintosh!)

Er zijn eindeloos veel manieren om te voorkomen dat documenten op deze manier onbewust en ongewenst ondertekend worden. Wat betreft het veld Auteur in Eigenschappen bijvoorbeeld:
- Gebruik papier
- Wis de gegevens in Extra – Opties – Gebruikersinformatie. Dan wordt nooit een ‘Auteur’ ingevuld
- Wijzig met de hand het veld ‘Auteur’ in doc-bestanden die anoniem moeten zijn
- Kies voor txt-files; deze kennen geen ‘Auteur’.

En wat betreft de revision log:
- Gebruik papier
- Gebruik geen Word maar bijvoorbeeld WordPerfect of OpenOffice
- Sla op in het formaat Word 6.0/95 of ouder; hierin ontbreekt deze feature
- Sla op in een ander alternatief formaat als txt, rtf of pdf.
- Wacht op Office 2007; deze zal voorzien zijn van een Document Inspector die verborgen informatie kan laten zien en kan verwijderen.

Dit verhaal is geplaatst op dinsdag 2 mei 2006 om 19:12 uur.